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Formation et organisation du travail à la médiathèque départementale de la Drôme

Joëlle Pinard , Directeur de la BDP de la Drôme

publié le mercredi 24 août 2005

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La formation est constitutive du réseau drômois de lecture publique

Le plan départemental de la lecture publique de 1982 a préconisé une réorganisation de l’offre avec une structuration du paysage de la lecture publique par bassins de vie et médiathèques professionnelles tête de réseau. Ce fut la construction des médiathèques des grandes villes, Valence Romans, Montélimar et des médiathèques départementales ouvertes au public, Die, Nyons, Saint Vallier, Crest que vous connaissez.

Ce qui est peut être moins connu c’est que le plan prévoyait des services communs ; voici le texte du plan :

" ce réseau de la lecture publique, décentralisé dans un certain nombre de points du département, fonctionne à partir et autour de services communs [... qui] constituent le service d’intervention et d’équilibre pour la lecture au niveau du département.

Les différentes tâches qui leur incombent peuvent être ainsi regroupées :

  • préfiguration et mise en place du réseau
  • plan formation (émergence des besoins, mise en place et gestion du plan [...]
  • automatisation
  • passation de marchés
  • coordination de l’action culturelle en liaison avec les bibliothèques, hôpitaux, établissements scolaires ...
  • évaluation, publication, information La formation paraît le plus urgent [...] "

Le plan était visionnaire et c’est immédiatement que toutes ces tâches ont été entreprises même si c’est seulement 20 ans après que nous avons atteint un organigramme qui permet d’identifier les acteurs de missions citées. Comment se traduit cette priorité aujourd’hui ?

La formalisation de cette action n’est venue qu’après, lors de chantiers menés pour clarifier les rôles et missions de chacun au fur et à mesure que le plan départemental de lecture publique se structurait. Ce qu’on faisait de manière naturelle à 15 en 1985 ne l’est plus à 80 en 2005.

Une place entière dans l’organigramme

Un poste à part entière et dans l’équipe de direction et dédié à la formation ; c’est reconnaître la place de la formation dans les objectifs de la MDD.

Un poste aux qualifications reconnues C’est actuellement un poste de catégorie A (bibliothécaire, conservateur) ; c’est reconnaître l’importance de la formation dans la mise en place du réseau et dans le service rendu. En terme d’évolution de carrière, un assistant qualifié motivé par le sujet pourrait également occuper ce poste... un pas prioritaire vers un poste de A lors d’une CAP .

Un poste aux missions transversales stratégiques

  • ingénierie de formation : conception du plan, recherche d’intervenants, contenus, pédagogie ...
  • management transversal
  • suivi et contrôle pédagogique
  • gestion des moyens, analyse des résultats, évaluation

Une formalisation de la mission et sa position (fiche de fonction et le descriptif de poste)

  • Le référent thématique s’intègre dans les projets thématiques ou transversaux de la médiathèque départementale. Pour tous les projets auxquels il contribue, il connaît le cahier des charges (pilote, objectif, calendrier, contenu). Il anticipe les difficultés et rend compte régulièrement au pilote afin de trouver des solutions d’ajustement.
  • Le référent thématique élabore des projets dans son domaine de compétence en tenant compte des propositions de l’équipe de direction, des correspondants dans les équipes et des remontées des agents (formation, animation, informatique, gestion)

Une intégration structurelle

Aujourd’hui le référent formation suit

  • le plan formation des bénévoles et salariés du réseau
  • l’accueil des stagiaires professionnels (FIA, FAE, ENSSIB, ABF...)
  • le plan formation des agents de la médiathèque départementale Pédagogie et accompagnement sont ses maîtres mots. Formation de formateur pour tous les bibliothécaires, assistants et une partie des agents Réflexion sur la pédagogie et la communication Analyse des résultats et évaluation

Une fonction identifiée pour les équipes
formalisée dans les fiches de fonction et les descriptifs de poste

Pour les assistants,
La mission formation entre complètement dans les attributions du poste

  • L’assistant connaît la politique du réseau et la met en œuvre. Il est attentif aux besoins des bibliothèques communales
  • L’assistant assure la formation des bibliothécaires professionnels, bénévoles, partenaires (en lien avec la direction et le référent formation)

Pour les agents,
La légitimité à donner un avis sur le fonctionnement et l’organisation à la hiérarchie est reconnnue

  • L’agent du patrimoine a un rôle actif dans le réseau ; attentif, il fait remonter les remarques des partenaires, des bibliothèques communales et contribue à la diffusion de l’information au réseau. (il doit regarder ce qui se passe, transmettre, donner un avis personnel à la bibliothécaire, à l’assistant ou en réunion d’équipe)
  • L’agent du patrimoine participe à la formation des bibliothécaires bénévoles (en lien avec les assistants) dans sa spécialité (animation, réservation, équipement ...) ou en assurant la convivialité et les pauses.

Un temps de travail reconnu et mesuré pour une offre diversifiée

Depuis 1985 la formation est un axe majeur de l’activité de la médiathèque départementale de la Drôme Le dispositif se décompose en cinq grands axes

  • Trois sont pilotés référent formation
  • formation initiale à l’animation d’une bibliothèque (9 jours),
  • formation continue avec des stages, des conférences et des salons sur des thèmes littéraires ou des publics et des pratiques spécifiques ; ce volet comprend l’informatique, les tic et à venir la musique
  • dynamisation avec des rencontres, des voyages plus conviviaux mais toujours porteurs de formation
  • deux sont pilotés par les bibliothécaires directeurs de sites
  • service d’aide bibliothéconomique d’urgence (sabu)
  • bibliothèque communale ouverture (bco)

Deux études des temps de travail ont montré que les assistants passaient environ 10 % de leur temps à la formation du réseau à une époque où la formation se faisait essentiellement en interne.

Depuis quelques années où le plan s’est structuré et a été calibré, c’est environ 5 % du temps. Ce sont 45 jours de cadre A et 165 jours de cadre B qui sont consacrés à la formation (soit environ 7 jours par agent) et 5 jours de cadre C.

10 % du temps consacré aux collections
45 % du temps consacré au prêt et au traitement des collections
20 % du temps consacré au réseau (animation, formation, soutien, réunions ...)
15 % du temps consacré à la logistique (gestion, entretien secrétariat, compta)
10 % du temps consacré à l’organisation et au personnel

Une organisation du travail dans les équipes

Un correspondant local dans chacun des cinq sites
Son rôle est de relayer les informations lors des réunions préparatoires aux formations
De recueillir les avis de l’équipe sur la formation nécessaire pour le réseau, d’être force de proposition auprès du référent formation. Il ne double pas le travail du bibliothécaire responsable de site mais pair parmi ses pairs, il est mieux à même de défendre l’objectif formation et rappeler aux collègues l’attention à porter aux besoins du réseau.

Une coordination transversale
De la part du référent formation qui a la responsabilité de l’ensemble du dispositif De la part des bibliothécaires responsables de site qui organisent les sabu et les BCO

Une logistique et des moyens centraux
Pris sur le site de Drôme centre à Valence :

  • moyens généraux : papeterie, photocopie, téléphone, véhicules
  • personnel : équivalent à un tiers du temps de travail d’un agent, réparti sur deux agents Pris sur le budget du conseil général et parfois en lien avec le servie formation à la DRH Pris sur Lire en Drôme, association pour le développement de la lecture dans la Drôme.

Le rôle des assistants dans le dispositif général

Parmi tous les programmes proposées aux bibliothécaires bénévoles et salariés du réseau, les assistants sont interpellés essentiellement pour 3 formations : La formation de base ; les rencontres décentralisées ; la présentation des outils d’animation. Les autres formations font appel à des intervenants extérieurs mais un assistant ou un bibliothécaire compétent dans un domaine peut très bien animer un stage thématique (BD, polar, animation...)

Exemple de la méthode pour Formation de base

35 personnes sont potentiellement concernées : bibliothécaires responsables de sites, surtout assistants. Ils interviennent sur des sujets bibliothéconomiques, mais aussi sur l’action culturelle, sur les contenus des collections.

  • 9 mois avant la formation, première réunion de cadrage avec les volontaires
  • bilan de la formation précédente
  • présentation des interventions à faire
  • discussion et premières répartitions Durant les 3 mois suivants, rendez vous entre responsable formation et les duos (puisque tout se fait par 2) pour affiner les contenus et le plan général
  • 6 mois avant la formation, deuxième réunion
  • partage et présentation de tous à tous des contenus
  • présentation du calendrier
  • reprise de rendez vous dans les 3 derniers mois avec responsable formation pour travailler sur les méthodes pédagogiques, les supports, les conditions matérielles.

Pour les deux autres formations, même si elles sont moins lourdes, c’est un peu le même principe de réunions et d’échanges.
Suivant le sujet choisi pour les 7 rencontres, les présentations de la Boîte à outils (BAO) se forme un groupe de travail ( qui varie donc d’une année à l’autre), sous la coordination du responsable formation pour mettre en place les 7 interventions.

La formation : un esprit, une attitude, une réactivité permanente pour une mission intégrée

La formation, c’est tout le monde et à tous moments.

Cela ne veut pas dire que tout le monde fait tout et peut tout faire, cela ne veut pas dire qu’il faut se priver des cabinets ou d’intervenants extérieurs au contraire.
Pour l’année 2004
la part d’intervenants extérieurs a été de 21% du volume horaire des stages
la part du personnel dans le cadre des actions pilotées par le référent formation 32%
la part du personnel dans le cadre des actions pilotées par les directeurs de sites (sabu,bco) 4 %
Cela veut dire que pour que le réseau de lecture publique se développe, la formation doit être prise en compte à l’origine par la BDP dans son organisation de travail.

Certes, le plan formation et le stage ou la rencontre sont le lieu privilégié de formation mais la tournée , la navette, l’échange téléphonique ou le renseignement pour emprunter un outil d’animation peuvent être aussi des occasions de formation.
Du moins, s’ils ne le sont pas en tant que tels, le constat d’un besoin, d’une situation par tel ou tel agent, l’expression et la remontée de ce constat sont indispensables au bon fonctionnement.

La formation, c’est d’abord un outil de développement du réseau qui implique le suivi et l’évaluation du résultat ; et sans doute là-dessus avons-nous à mieux organiser le suivi des bibliothèques communales. Les Québécois le font parfaitement en contactant systématiquement les bénévoles qui sont venus en formation pour les soutenir dans leur action et contrôler la bonne réalisation du processus professionnel.

La formation, c’est un itinéraire professionnel ; la spécificité des BDP c’est d’y travailler pour développer le réseau, pour motiver, sensibiliser et débroussailler ; dès que ce premier niveau est atteint, l’impact des formations BDP s’arrête et il faut recourir à d’autres partenaires.

La formation, c’est aussi un itinéraire personnel. L’objectif est alors d’un autre ordre.



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